Speichern und Sichern

Kopien wichtiger Dokumente automatisch erstellen

Das ist Ihnen sicher auch schon mal passiert: Sie sind in Eile, das Dokument muss unbedingt noch fertig werden und in der Hektik klicken Sie beim Schließen und der Frage nach dem Speicherwunsch versehentlich auf die Schaltfläche »Nein«. Genauso leicht passiert es, dass man unabsichtlich Änderungen an einer Datei speichert, wenn man anstatt auf »Datei Speichern unter« auf »Speichern« klickt.

Sie können ältere Dateiversionen reaktivieren und Sicherungskopien automatisch erstellen lassen, um solche Situationen zu verhindern.

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Sie können Datenverlusten vorbeugen, indem Sie festlegen, dass Word beim Speichern automatisch Sicherungskopien erstellt. Word behält dann – zusätzlich zu der aktuell von Ihnen gespeicherten Dateiversion – auch noch die Vorgängerversion.

Dadurch können Sie auf die zuletzt gespeicherte Dateiversion zugreifen, selbst wenn Sie das Speichern versehentlich vergessen haben. Auch, wenn Sie Änderungen an einer Datei speichern, die Sie besser nicht gespeichert hätten, können Sie anstatt auf die zuletzt gespeicherte Version auf die Sicherungskopie zugreifen.

Sicherungskopien erstellen

Wenn Sie automatische Sicherungskopien erstellen, haben Sie zusätzlich zur aktuell gespeicherten Dokumentversion immer Zugriff auf die Vorgängerversion.

Um das Erstellen von Sicherungskopien festzulegen, klicken Sie auf Datei und in der Backstage-Ansicht auf 1 Optionen.

Markieren Sie im linken Bereich die Kategorie 2 Erweitert.

Scrollen Sie dann im rechten Bereich nach unten, bis die Optionsgruppe 3 Speichern angezeigt wird.

Schalten Sie dort das Kontrollkästchen 4 Immer Sicherungskopie erstellen ein und bestätigen Sie das Dialogfeld mit OK.

Auf Sicherungskopien zugreifen

Sicherungskopien werden unter dem Originaldateinamen mit dem Zusatz 1 »Sicherungskopie von« und dem Dateityp 2 ».wbk« im gleichen Ordner wie die Originaldatei gespeichert.

Um auf eine Sicherungskopie zuzugreifen, klicken Sie auf Datei, Öffnen und zeigen mit Durchsuchen das Dialogfeld Öffnen an. Rechts neben dem Eingabefeld Dateiname wird die 3 Schaltfläche Dateityp angezeigt, mit der Sie steuern, welche Dateien im Dialogfeld Öffnen angezeigt werden sollen.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche und wechseln Sie zur Auswahl Alle Dateien, um nicht nur Word-Dokumente, sondern auch deren Sicherungskopien anzuzeigen. Doppelklicken Sie anschließend auf eine Sicherungskopie, um diese in Word zu öffnen.

Sie können die Datei über Datei und den Befehl 4 Speichern unter mit einem frei wählbaren Namen und dem Dateityp Word-Dokument als normales Word-Dokument speichern.

Sicherungskopien lassen sich nicht dokumentbezogen, sondern nur generell aktivieren oder deaktivieren. Bedenken Sie deshalb, dass sich durch das doppelte Speichern auch der Bedarf an Speicherplatz erhöht. Machen Sie das Einschalten der Sicherungskopie-Funktionalität doch von der Wichtigkeit der bearbeiteten Dokumente abhängig …
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